仕事にEvernoteを使うべき たった一つの簡単な理由

ご縁がありまして、4月から新しい職場が増えたじゅりんです。

週に二日ほどの勤務ですが、久しぶりに上司や同僚と働く感覚にワクワクします♪ 基本的にいつも個人事業主は孤独な感じだったので…(笑)

で、やっぱり新しい職場でもまずはEvernoteを使い始めました。すると「Evernoteって何が便利なんですか?」という質問が…なるほど。確かに今まで使ったことのない人からすれば「Evernoteは便利だよ」と聞いたことはあっても、具体的に何が便利なのかがわからなければ使おうって気にならないですよね。

…ということで、仕事にEvernoteを使うべきたった一つの簡単な理由】をお伝えしたいと思います。

それは…「どんな小さなメモも、サッと記録!パッと見つける!」ことができるからです!詳しくは以下で!!

スポンサーリンク

メモ取りたいときに、いちいちWordで作りますか?

nicolagiordano / Pixabay

仕事していると、小さなメモを取りたいことがあります。ちょっとした仕事上の注意点とか、懇親会の会場候補とか、公式SNS投稿の下書きとか…こういった小さなメモを取りたいときに、皆さんは何を使っていますか?

ほんの2〜3行で終わるような走り書きのためにWordを立ち上げますか?おそらくしませんよね。立ち上がるのに時間がかかりますし、ファイルとして保存したらどんどんとメモファイルが増殖していきます。これでは、後から目的のメモを探そうと思ってもなかなか辿りつくことができません。

それでは、付箋を使いますか?ちょっとしたメモなら確かに付箋は便利です。ですが、その付箋なくなってしまった経験はありませんか?「あれ?付箋に書いたはずなんだけど…どこにいったのかな…」ということが少なからずあったはずです。

仕事上のメモって疎かにされがち…でも後で困る

geralt / Pixabay

多くの場合、仕事上のちょっとしたメモって疎かにされてしまう傾向があります。「これくらいは覚えておける…」「Wordを開くほどではないし…」「付箋に書いたから大丈夫…」といった感じに。

ですが、必要になったときに「あれ?なんだっけ?」「どこにいったっけ?」と頭を抱えるのです。「この事務処理は気をつけるところがあったはずだけど…」「懇親会に使えそうなお店、見つけてたんだけど…」「いつも請求書を送るメールってどんな風に書いてたっけ?」

ちょっとした情報・覚え書き・メモ…これを疎かにすると、ほぼ必ず後で足をすくわれるのです。

どんな小さなことでもメモ!Evernoteはメモ帳なんです!!

Alexas_Fotos / Pixabay

仕事上で発生した情報は、どんな小さなことでもできる限りメモしておくことが大切です。今、現在、役に立たないと思っていたメモが半年後、1年後、役に立つことがあるんです。

そして、それを負担なく素早く行えるのがEvernote。

ぼくの場合は、パソコンを開くと同時にEvernoteを必ず立ち上げます。いつでも即座にメモできるように。Evernote本体さえ立ち上げておけば、新しいノートを作成するのなんて3秒もかかりません。

2〜3行程度のテキストメモでも、気づいたことや気になったことがあれば、どんどんノートを作っていきます。Evernoteの用語なので「ノート」という言葉を使っていますが、感覚的には「メモ」と捉えた方が使いやすいと思います。

途中で終わってしまった中途半端なメモであっても、とりあえず残しておくのがベター。そんなテキトーな使い方ができてしまうのもEvernoteの大きな魅力!

付箋や手帳に書いたときには、スマホのEvernoteアプリでパシャっと写真を撮っておきます。これで紛失することがありません。しかもプレミアムプランであれば、写真の中の文字まで検索対象になってくれるという優れもの!(手書き文字でもけっこう認識してくれます)

ちなみに提出する書類なんかもコピーする時間がなければ、パシャっと撮っておくのがオススメ。

契約更新関係の書類なんかはまさにその典型。更新のタイミングになって、前回提出した書類が見つからないと「○年前に何て書いたっけ…」となり、結局1から作り直しなんてことに。こんな面倒なこと何度もしたくありません。

ですが、提出前にパシャっと書類の写真を撮っておいてEvernoteに保存しておけば、それだけで簡単に見直すことができるのです。実際ぼくはそうしています。

Evernoteは目的のメモを探すのも速い!!

Evernoteは、ノート一覧から見たいものをクリックすれば、すぐ右に目的のノートが表示されるというデザインになっています。そのため、必要な情報にアクセスするのが速い!!検索すればノートの中の文字まで含めて探してくれます!!すごい!

Wordなどのファイルでは、ダブルクリックして開かないと中身がわからないじゃないですか。目的のものを探すのにいくつもファイルを開いて「これは…違う。こっちも…違う…」と探し回るなんて、はっきり言って時間のムダです。

ちょっとしたメモなんですから、パッと見つけて、サクッと仕事を終わらせちゃいましょう。

メモを集約する【母艦】を作る

さてさて、思ったよりも長くなってしまいましたが、ここまでをまとめると…

  • 仕事を効率的にサクサクと終わらせるためには、小さなメモを取ることが重要!
  • メモを取るポイントは3つ
    • 短時間でメモを作ることができる
    • 短時間でメモを見つけることができる → 仕事に活かす
    • メモを紛失しない

ということでした。

そして、最後に大事なのは、それらのメモがバラバラにならないということ!!メモは一箇所に集約させるということなんです!

「せっかくメモを作ったけど、どこにあるかわからない」ではなく、「必ずこの中にある」というメモの母艦を決めるということです。そのためには…

  • いつでもどこでも使える(PC・スマホ・タブレットなど)
  • テキストだけでなく、画像、音声、PDFなどなんでも扱える(保存できる)
  • いつでもどこでも使える(PC・スマホ・タブレットなど)
  • テキストだけでなく、画像、音声、PDFなどなんでも扱える(保存できる)

この2点がメモの母艦としては大きなポイントになってきます。

はっきり言えば、これができる…つまり母艦として優秀だったのがEvernoteなわけです。

「どんな小さなメモも、サッと記録!パッと見つける!」

darkmoon1968 / Pixabay

どんな大きな仕事も、分解すれば細かな作業から成り立っています。小さなメモの一つ一つを記録として残していくことで、必ず大事な仕事に役立つときがきます。

「営業でこうしたらうまくいった…」みたいなメモが残っていれば、次の営業に活かすことができます。

「○○を失敗した。ここを気をつけること…」みたいなメモが残っていれば、次に同じ失敗をしなくてすみます。

メモを振り返るとは、もしかしたら「過去の自分に相談しにいく」ようなものなのかもしれません。

自分の都合のいいように事実を塗り替えてしまう曖昧な「記憶」なんてものに頼るのではなく、冷静に客観的に事実を教えてくれる「記録」。この積み重ねが、今のぼくらを強力にサポートしてくれるのです。

だから「どんな小さなメモも、サッと記録!パッと見つける!」ことが大事なのです。

それを簡単に実現してくれるEvernoteだからこそ、ぼくは毎日使い続けるのです。

すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。| Evernote

Evernote
スポンサーリンク
吉元 寿林をフォローする
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
スポンサーリンク
じゅりんHACK -IT情報館-
タイトルとURLをコピーしました